2026/10/13

出張旅費規程の作り方と、税金・社会保険料で損しないための実務ポイント

「出張が多くて、交通費や食事代が地味に家計を圧迫している」「同じ会社のお金なのに、給料で払うと税金と社会保険料でごっそり引かれてしまう」——そんなモヤモヤを感じている経営者の方は多いのではないでしょうか。

実は、会社にきちんとした「出張旅費規程」があれば、出張のたびに支給する「日当（にっとう）」には所得税も住民税もかからず、社会保険料の計算にも原則として含まれません。会社にとっては経費になり、消費税の計算でも差し引ける可能性があります。つまり、ルールを一つ作るだけで、社長と社員の手取りを合法的に増やせる仕組みなのです。

この記事では、出張日当の仕組み、出張旅費規程の作り方、そして「やりすぎると給与とみなされる」落とし穴までを、はじめての方でも一読で分かるように解説します。後半では、役員報酬を増やした場合と日当で支給した場合の手取りの差を、実際の数字でシミュレーションします。

【この記事の結論】 ① 出張旅費規程に基づく「常識的な金額」の日当は、受け取る人に税金がかからず、社会保険料の計算にも原則として含まれません。会社側は経費（損金）にできます。 ② 効果を出すカギは「規程の整備」と「記録」です。規程がない、社長だけ極端に高い、出張の実態が記録されていない——この3つのどれかがあると、日当は給与とみなされます。 ③ 出張旅費規程は就業規則の一部です。従業員10人以上の会社は労働基準監督署への届出が必要になるため、税金と労務を一緒に整えることが実務上の正解です。

出張日当とは？まず押さえたい基本の仕組み

結論から言うと、出張日当は「出張に伴う細かな出費をまとめて補う定額のお金」であり、規程に沿って常識的な範囲で支給すれば、給与ではなく「旅費」として扱われます。

出張日当とは、社員や役員が出張したときに、交通費や宿泊費とは別に、食事代や現地での細かな移動費など、出張によって余分にかかる費用を補うために、1日あたりの定額で支給するお金のことです。

身近な例でいえば、子どもが遠足に行くとき、親が「お弁当とは別に、飲み物やおやつ代として500円持っていきなさい」と渡すようなものです。いちいちレシートを出させなくても、「遠足の日はこれくらいかかる」という常識的な金額を決めておけば、家計簿の上でも「お小遣い」ではなく「遠足の費用」として扱えます。

日当が「非課税」になる法律上の理由

所得税法では、仕事で旅行をするために通常必要とされる費用として支給されるお金は、所得税をかけないと定められています。日当もこの「旅費」に含まれます。ただし、ここで重要なのは「通常必要と認められる範囲」という条件です。この範囲かどうかは、主に次の2つの物差しで判断されます。

• 社内のバランス：役員と社員、役職ごとの金額差が、社会の常識から見て不自然でないか
• 世間のバランス：同じ業種・同じくらいの規模の会社が支給している金額と比べて、高すぎないか

税金・社会保険料での扱いを一覧で比較

日当と、よく似た「手当」を比べると、日当の有利さがよく分かります。

項目	出張日当（規程あり・常識的な金額）	通勤手当	給与・役員報酬の増額
所得税・住民税	かからない	一定額まで、かからない	かかる
社会保険料	原則かからない（実費を補う性質のため）	かかる（報酬に含まれる）	かかる
会社の経費（損金）	なる	なる	なる（役員は一定の条件あり）
消費税の計算で差し引けるか	国内出張分は差し引ける	差し引ける	差し引けない
将来の年金額への反映	反映されない	反映される	反映される

税理士の実務視点 通勤手当は「所得税はかからないのに、社会保険料はかかる」という、ちぐはぐな扱いの代表例です。一方、出張日当は実費を補うお金という性質から、税金も社会保険料も原則としてかかりません。この違いを知っているかどうかで、同じ金額を支給しても手取りが大きく変わります。

出張日当のメリット・デメリット

結論として、日当は「会社・社長・社員の三方よし」になりやすい制度ですが、年金額への影響や、運用の手間というデメリットもあります。両方を理解したうえで導入しましょう。

立場	メリット	デメリット・注意点
会社	経費になる。給与と違い会社負担の社会保険料がかからない。国内出張分は消費税の計算でも差し引ける	規程の作成・届出、出張記録の管理に手間がかかる
社長（役員）	受け取った日当がそのまま手取りになる	役員報酬を日当に置き換えると、その分将来の厚生年金がわずかに減る
社員	出張の負担が報われ、満足度が上がる。手取りが増える	日当の分は社会保険の計算に入らないため、傷病手当金などの給付額には反映されない

出張旅費規程の作り方：5つのステップ

結論から言うと、出張旅費規程は「誰に・どんな出張で・いくら払うか」を決めて文書にし、会社の正式な手続きで決定すれば完成します。難しい書類ではありません。

出張旅費規程とは、出張の定義や、交通費・宿泊費・日当などの支給基準を、役職ごとに定めた会社のルールブックのことです。

STEP1　出張の定義を決める 「片道100km以上の移動」「宿泊を伴う移動」など、どこからを出張とするかを決めます。近場の外出まで日当を払うと、給与とみなされやすくなります。

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STEP2　役職ごとの支給額を決める 社長・役員・管理職・一般社員などの区分ごとに、日帰り・宿泊の日当と宿泊費の上限を決めます。社内での差は常識的な範囲にとどめます。

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STEP3　規程を文書にする 目的、適用範囲、出張の定義、支給額、交通機関の等級、精算の方法、海外出張の扱いを条文にまとめます。

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STEP4　正式に決定し、社内に周知する 役員にも適用するため、取締役会や株主総会で決議し、議事録を残します。社員への周知も必要です。従業員10人以上の事業場では、就業規則の一部として労働基準監督署へ届け出ます。

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STEP5　出張のたびに記録を残す 出張申請書や出張報告書に、日付・行き先・目的・面談相手を記録します。日当は領収書がいらない分、「本当に出張したか」の証拠がとても重要です。

[画像指示：出張旅費規程の作成から運用までの5ステップを、書類・会議・カレンダーのアイコンで示した図解イラスト / キャプション：規程を作って終わりではなく、出張のたびの記録までがセットです]

規程に盛り込む項目と金額の目安

支給額は会社の規模や業種で変わりますが、中小企業で一般的に見られる目安は次のとおりです。あくまで「世間並み」の範囲を確認するための参考としてください。

区分	日当（宿泊出張・1日）	日当（日帰り）	宿泊費の上限（1泊）
社長	5,000〜10,000円	宿泊時の半額程度	12,000〜20,000円
役員	4,000〜8,000円	宿泊時の半額程度	10,000〜16,000円
管理職	3,000〜5,000円	宿泊時の半額程度	9,000〜13,000円
一般社員	2,000〜4,000円	宿泊時の半額程度	8,000〜12,000円

※上記は一般的な水準を示した目安です。大都市への出張で宿泊費が高くなる場合は、地域別に上限を設ける方法もあります。

■ 交通機関の等級も決めておく

「社長は新幹線のグリーン車、社員は普通車」のように、役職ごとに利用できる座席の等級を決めておくと、精算のたびに迷わずに済みます。規程に書いておけば、グリーン車の料金も旅費として認められやすくなります。

実務上の注意点と3つの落とし穴

結論として、日当が否認される原因の多くは「金額が高すぎる」「出張の実態がない」「規程が形だけ」の3つです。税務調査では、規程そのものよりも、規程どおりに運用されているかが確認されます。

落とし穴①　社長だけ極端に高い日当

社員の日当が2,000円なのに、社長だけ1日3万円といった設定は、社内のバランスを欠いています。通常必要な範囲を超えた部分は給与とみなされ、源泉所得税の対象になります。さらに役員の場合は、毎月同じ額ではない臨時の支給として扱われ、会社の経費としても認められないという二重の不利益が生じます。

落とし穴②　出張の記録がない

日当は領収書が不要な分、「その日に本当に出張していたか」を示す記録が欠かせません。カレンダーや出張報告書と照らし合わせて、移動していない日に日当が支払われていれば、その分は否認されます。

落とし穴③　規程を作っただけで、労務の手続きを忘れている

出張旅費のように、従業員全員に適用される支給のルールは、労働基準法上、就業規則に定めるべき事項にあたります。常時10人以上の従業員がいる事業場では、従業員代表の意見を聴いたうえで、労働基準監督署へ届け出る必要があります。

【要注意】日当が「給与」と判断されると ① 源泉所得税：給与として天引きすべきだった所得税を会社が納めることになり、不納付加算税（原則10%）がかかります。 ② 役員の場合の法人税：役員への臨時の支給は「役員賞与」として扱われ、会社の経費になりません。その分の法人税が増えます。 ③ 社会保険：実態が給与であれば、社会保険料の計算に含めるべきだったとして、年金事務所の調査で過去にさかのぼって保険料を請求されることがあります。

消費税の扱いも押さえておく

国内出張で支給する日当や旅費は、消費税の計算で差し引くことができます（仕入税額控除）。インボイス制度のもとでも、社員に支給する出張旅費や日当のうち通常必要と認められる部分は、帳簿に一定の事項を記載すれば、インボイスがなくても差し引ける特例があります。一方、海外出張の日当や旅費は、原則として差し引くことはできません。

税理士の実務視点 日当の導入でよくあるのが、「規程は作ったが、社長の出張日数が急に増えた」というケースです。調査官は、規程を作る前後で出張の回数や行き先が不自然に変わっていないかを必ず見ます。日当は「今ある出張を正しく補う制度」であって、「出張を増やして節税する制度」ではない——この意識で運用することが、長く安心して使い続けるコツです。

シミュレーション：役員報酬を増やす vs 出張日当で支給する

結論から言うと、同じ年120万円を社長に渡す場合、役員報酬の増額より出張日当で支給した方が、社長の手取りは約49万円多く、会社の負担は約18万円少なくなります。具体的な数字で確認しましょう。

前提条件

• 社長の役員報酬は月50万円（年600万円）。宿泊を伴う出張が月10日ある
• 案A：出張日当を払わず、その分として役員報酬を月10万円（年120万円）増やす
• 案B：出張旅費規程を整え、日当1日1万円×月10日＝年120万円を支給する
• 所得税と住民税の税率は合計約30%、社会保険料は会社・本人それぞれ約15%と仮定した概算です（復興特別所得税、介護保険の有無などの細かな差は考慮していません）

項目	案A：役員報酬を年120万円増額	案B：出張日当で年120万円支給
会社が払う金額	120万円	120万円
会社負担の社会保険料	約18万円	0円
会社の負担合計	約138万円	120万円
本人負担の社会保険料	約18万円	0円
所得税・住民税	約30.6万円（（120万円−18万円）×30%）	0円
社長の手取り	約71.4万円	120万円

さらに案Bでは、会社が消費税の原則的な計算方法（本則課税）を採用していれば、日当120万円に含まれる消費税相当額（約10.9万円）を差し引ける可能性があります。なお、案Aの方が会社の経費が大きい分、法人税はやや少なくなりますが、それを考慮しても案Bの有利さは変わりません。

【シミュレーションから分かること】 同じ120万円でも、渡し方を変えるだけで社長の手取りは約48.6万円、会社の負担は約18万円も変わります。 ただし、これは「実際に月10日の出張がある」ことが大前提です。また、日当の分は将来の厚生年金に反映されないため、老後の年金を重視する場合は、役員報酬とのバランスを考えて設計することが大切です。 役員報酬は、原則として事業年度の開始から3か月以内にしか金額を変えられません。日当の導入と役員報酬の見直しは、決算前から一緒に計画しましょう。

よくある質問（FAQ）

Q. 個人事業主でも、自分に出張日当を払って経費にできますか？

A. できません。個人事業主が自分自身に払う日当は、自分の財布から自分の財布へお金を移しているだけなので、経費になりません。個人事業主の場合は、実際にかかった交通費・宿泊費などを経費にします。なお、個人事業主が雇っている従業員に規程に基づいて支給する日当は、経費にできます。

Q. 社長1人だけの会社でも、出張旅費規程を作れますか？

A. 作れます。社長1人の会社でも、株主総会などで規程を決議し、議事録を残しておけば、社長への日当は旅費として扱われます。ただし、社内に比べる相手がいない分、同業他社の水準と比べて常識的な金額かどうかがより重視されます。

Q. 日当を受け取ったとき、領収書は必要ですか？

A. 日当そのものには領収書は不要です。その代わり、出張の日付・行き先・目的を記録した出張報告書などを必ず残してください。交通費や宿泊費を実費で精算する場合は、通常どおり領収書が必要です。

Q. 日当は社会保険料の計算に本当に含まれないのですか？

A. 出張に伴う費用を補う「実費弁償」として支給される日当は、原則として社会保険料の計算のもとになる報酬に含まれません。ただし、出張の有無に関係なく毎月決まった額を払っている場合など、実態が給与と変わらないときは報酬に含まれます。

Q. すでに出張が多いのですが、今から規程を作っても間に合いますか？

A. 間に合います。規程を作った日以降の出張から、日当を支給できます。ただし、過去にさかのぼって日当を支給することは認められません。出張が多い会社ほど、早く整えるほど効果が大きくなります。

まとめ：出張日当は「ルールと記録」で手取りを守る仕組み

【3行まとめ】 1．規程に基づく常識的な日当は、税金も社会保険料も原則かからず、会社の経費になります。 2．社長だけ高額・記録なし・規程が形だけ、の3つが否認の典型。運用こそが勝負です。 3．出張旅費規程は就業規則の一部。税金と労務の手続きを一緒に整えましょう。

出張日当は、正しく使えば会社と社長・社員の手取りを確実に改善できる、数少ない「誰も損をしない」仕組みです。一方で、金額の設定や運用を誤ると、税務調査で給与と判断され、源泉所得税・法人税・社会保険料の三方向から負担が生じるリスクもあります。

当事務所には国税OBの税理士が在籍しており、調査官が規程のどこを確認し、どんな支給を「給与」と判断するのかを踏まえた規程づくりを支援しています。さらに、税理士と社会保険労務士が同じ事務所で連携しているため、税金・社会保険料・就業規則の3つを一度に整えることができます。すでに規程をお持ちの会社も、金額や運用が今の実態に合っているか、一度点検してみることをおすすめします。

税務の判断は個々の状況によって異なります。自己判断で損をする前に、お気軽に当事務所へご相談ください。 「出張が多いのに、規程がない」「今の日当の金額が適正か分からない」——そんな段階でのご相談が、最も効果の出るタイミングです。初回のご相談はオンラインでも承っています。