個人事業主や起業したばかりの人にとって、確定申告や領収書の管理はむずかしく感じるものです。
でも、領収書をなくしてしまっても、正しく対応すれば確定申告はできます。
この記事では、
・領収書をなくしたときにどうすればいいか
・代わりになる書類（代替資料）とは何か
・税務署に説明できる正しい管理方法
を、できるだけやさしい言葉で説明します。
【領収書をなくしても確定申告はできる？】
結論から言うと、領収書がなくても確定申告はできます。
大切なのは「本当にお金を払ったこと」と「仕事に必要な支出であること」を説明できるかどうかです。
【領収書をなくしたときの対処法】
① 再発行をお願いする
お店や会社に、領収書をもう一度出してもらえるか相談します。
必ず再発行できるわけではありませんが、お願いする価値はあります。
② 代替資料を集める
クレジットカードの明細、銀行の振込記録、ネット購入のメールなどが使えます。
「支払った記録」と「何を買ったか」が分かる資料を組み合わせるのがポイントです。
③ 出金伝票を書く
どうしても資料がない場合は、出金伝票に
・いつ
・いくら
・誰に
・何のために
支払ったかを詳しく書きます。
ただし、出金伝票だけでは弱いので、他の資料と一緒に保存しましょう。
④ 税務署に説明できるようにする
税務調査では「なぜこの支出が仕事に必要だったのか」を説明します。
日ごろから帳簿をきちんとつけておくと安心です。
【経費として認められないケース】
・本当に支払ったか分からない
・仕事との関係が説明できない
・領収書をなくすことが何年も続いている
このような場合は、経費として認められないことがあります。
【青色申告の保存ルール】
青色申告の場合、帳簿や領収書は原則7年間保存します。
紙の領収書と電子データでは保存方法が違うので注意が必要です。
電子データは、データのまま保存しなければなりません。
【領収書が後から見つかったら】
申告期限前なら、もう一度申告し直せます。
期限後なら「更正の請求」で税金を取り戻せる場合もあります。
金額が小さい場合は、保存だけすることもあります。
【紛失を防ぐコツ】
・スマホで撮影して保存
・月ごとにファイル整理
・カードや電子決済を使う
・会計ソフトと連携する
これだけで、紛失リスクは大きく減ります。
【まとめ】
領収書をなくしても、代わりの資料があれば確定申告は可能です。
大切なのは、日ごろからの管理と説明できる準備です。
